Účtovnícky dashboard Fakturix: Spravujte faktúry 50 klientov z jedného miesta

Úvod: Účtovnícka kancelária v ére e-fakturácie

Od roku 2027 budú všetci platitelia DPH na Slovensku povinní vystavovať a prijímať faktúry elektronicky cez PEPPOL sieť. Pre účtovnícke kancelárie to znamená jednu vec – vaši klienti budú od vás očakávať, že im pomôžete so správou e-faktúr v ich mene. Klasický model, kde klient pošle PDF mailom a vy ich zaúčtujete na konci mesiaca, končí.

Práve preto sme vo Fakturix navrhli účtovnícky dashboard – špecializované rozhranie, ktoré umožňuje účtovníkom a účtovníckym kanceláriám spravovať e-faktúry desiatok klientov z jedného miesta. A najlepšie na tom? Je v cene každého platného plánu. Bez extra poplatkov za klienta.

Ako sa účtovník zaregistruje

Registrácia do účtovníckeho režimu je jednoduchá. Pri bežnej registrácii na fakturix.sk si v druhom kroku zvolíte rolu „Účtovník / Účtovnícka kancelária". Namiesto zadania IČO vlastnej firmy zadáte údaje svojej kancelárie a získate prístup k špeciálnemu dashboardu.

Ak už máte bežný účet a chcete ho premeniť na účtovnícky, stačí v Nastaveniach kliknúť na „Aktivovať účtovnícky režim". Systém vám zachová všetky vaše existujúce firmy a doplní nadstavbu na cross-tenant správu.

Dva spôsoby pripojenia klienta

Účtovnícky dashboard podporuje dva scenáre pripojenia klienta:

1. Pozvánka od účtovníka ku klientovi

Tento scenár použite, ak chcete aktívne osloviť klienta – napríklad pri nábore nového. V dashboarde kliknete na „Pozvať klienta" a zadáte jeho email. Klient dostane pozvánku s jasným textom – „Účtovnícka kancelária XY vás žiada o prístup k správe faktúr". Po akceptácii sa jeho firma objaví vo vašom dashboarde.

Tento model je vhodný, keď klient ešte Fakturix nepoužíva. Spolu s pozvánkou mu pošleme onboarding email a registrácia trvá 5 minút.

2. Žiadosť o prístup cez IČO

Druhý scenár je elegantnejší – ak váš klient už Fakturix používa, jednoducho zadáte jeho IČO a systém mu automaticky pošle žiadosť o schválenie prístupu. Klient ju v aplikácii akceptuje jedným klikom a vy získate read-only (alebo na požiadanie read-write) prístup k jeho firme.

Tento model je obzvlášť užitočný, keď preberáte klienta od iného účtovníka alebo keď si klient sám vybral Fakturix a chce vám len delegovať správu.

Cross-tenant prehľad: Všetko na jednom mieste

Srdcom účtovníckeho dashboardu je cross-tenant prehľad. Namiesto prepínania medzi účtami jednotlivých klientov vidíte všetko pohromade:

• Zoznam firiem – s IČOm, DIČom, počtom faktúr v aktuálnom mesiaci a stavom platieb
• KPI karty – celkový obrat klientov, počet vystavených faktúr, počet po splatnosti
• Heatmapu aktivity – ktorí klienti majú silný mesiac a ktorí zaostávajú
• Upozornenia – ak niektorý klient blíži k limitu obratu pre DPH registráciu alebo má dlho neuhradené faktúry

Vďaka tomu máte okamžitý overview celého portfólia. Nepotrebujete sedem otvorených tabov, každý s iným klientom.

Filtrovanie faktúr naprieč firmami

Jedna z najobľúbenejších funkcií dashboardu je globálne vyhľadávanie a filtrovanie faktúr. Zadáte kritérium (napríklad „všetky faktúry po splatnosti viac ako 30 dní") a systém ho aplikuje naprieč všetkými klientmi naraz.

Praktický príklad – je koniec mesiaca a chcete pripraviť prehľad pohľadávok pre všetkých klientov. Namiesto manuálneho prechádzania firmu po firme:

1. V dashboarde otvoríte Faktúry → Pohľadávky
2. Zaškrtnete filter „Po splatnosti" a časové obdobie
3. Systém vám zobrazí všetky nezaplatené faktúry naprieč všetkými klientmi
4. Exportujete do Excelu alebo odošlete upomienky hromadne

Úspora času je markantná – to, čo trvalo 2 hodiny manuálnej práce, spravíte za 5 minút.

Po splatnosti a upomienky

Fakturix účtovnícky dashboard obsahuje aj automatický upomínkový systém. Pre každého klienta môžete nastaviť vlastný workflow – napríklad:

• 7 dní po splatnosti – priateľské pripomenutie mailom
• 14 dní po splatnosti – formálna upomienka
• 30 dní po splatnosti – druhá upomienka s avízom predžalobnej výzvy
• 45 dní po splatnosti – notifikácia pre účtovníka na manuálny zásah

Systém odosiela upomienky automaticky v mene klienta (jeho emailu) a vám len reportuje výsledky. Žiadne manuálne sledovanie splatností.

Export dát pre účtovné programy

Dashboard ponúka hromadné exporty do formátov, ktoré používajú slovenské účtovné programy:

• Pohoda XML – priamy import do Pohody (StormWare)
• Money S3 / S4 – CSV formát pre import
• Omega – štandardizovaný export
• MRP-K/S – štruktúrovaný CSV
• Generický XLSX – pre vlastné procesy

Export môžete spustiť za jedného klienta, za skupinu klientov, alebo hromadne za celé portfólio. Systém sa postará o správne formátovanie dátumov, súm a účtovných kódov.

Bezpečnosť: Read-only je default

Pri pripojení klienta má účtovník štandardne read-only prístup. To znamená, že môže vidieť faktúry, exportovať ich, komentovať ich, ale nemôže vystaviť faktúru v mene klienta. Je to ochrana klienta pred zneužitím.

Ak klient chce, môže účtovníkovi udeliť aj write prístup (vystavovanie faktúr v jeho mene). To sa hodí pre full-service kancelárie. Každá akcia účtovníka je logovaná v audit logu, ktorý klient vidí – plná transparentnosť.

Use cases: Kto profituje najviac?

Malá účtovnícka kancelária (5 – 15 klientov)

Najčastejší scenár. Jeden až dvaja účtovníci, portfólio malých a stredných firiem. Dashboard rieši ich najväčšie bolesti – prepínanie medzi účtami, ručné sledovanie splatností, chaotické exporty. Odhadovaná úspora času: 10 – 15 hodín mesačne.

Freelance účtovník (2 – 8 klientov)

Jeden človek, súbežné klientske portfóliá. Pre freelancera je kľúčová mobilná aplikácia – môže spravovať klientov z kaviarne, letiska, alebo počas dovolenky. Notifikácie cez Telegram upozornia na urgentné záležitosti.

Veľká účtovnícka firma (30+ klientov)

Väčšia organizácia s oddelenými účtovníkmi pre jednotlivé klientské skupiny. Dashboard umožňuje priradiť účtovníkov ku skupinám klientov, sledovať KPI každého účtovníka a generovať management reporty pre vedenie firmy. Tímová spolupráca je zabudovaná – komentáre k faktúram, priradenie úloh, interná komunikácia.

Cena: Zahrnuté v plánoch

Na rozdiel od konkurencie, ktorá si za účtovnícku nadstavbu pýta extra poplatok (zvyčajne 5 – 10 EUR za klienta mesačne), Fakturix má účtovnícky dashboard zahrnutý v cene štandardného plánu. Nech máte 2 alebo 50 klientov, cena zostáva rovnaká.

Účtovník platí len za svoj vlastný plán (od 19 EUR / mesiac pre plán Business s neobmedzeným počtom pripojených firiem). Klienti si hradia vlastné plány podľa počtu vystavených faktúr. Spravodlivý model, ktorý nepenalizuje rast portfólia.

Záver: Účtovníctvo bez tabov a chaosu

Moderný účtovník pracuje s desiatkami klientov súbežne a potrebuje nástroj, ktorý ho podporí, nie komplikuje jeho prácu. Účtovnícky dashboard Fakturix je navrhnutý presne pre tento svet – jeden login, jeden prehľad, všetci klienti pod kontrolou.

Ak vediete účtovnícku kanceláriu alebo ste freelance účtovník, vyskúšajte si dashboard zadarmo na 14 dní. Stačí sa zaregistrovať na fakturix.sk a v prvom kroku zvoliť rolu „Účtovník". Ak máte otázky, radi vám cez live chat vysvetlíme, ako dashboard pomôže konkrétne vám.