E-faktúra pre obce, mestá a rozpočtové organizácie
Samospráva prijíma faktúry od dodávateľov už dnes vo veľkom — od 1. januára 2027 musia chodiť elektronicky cez certifikovaného poskytovateľa. Účtovný softvér kvôli tomu meniť nemusíte.
Čo sa pre samosprávu mení
Obce a mestá sú z hľadiska e-fakturácie najmä príjemcovia — dostávajú faktúry od dodávateľov energií, stavebných firiem a servisov.
- Prijímať musí od 1. 1. 2027 každý subjekt vrátane samosprávy
- Odosielať musia platitelia DPH, ostatní od 1. 7. 2030
- Doklady musia prejsť cez certifikovaného poskytovateľa
- Papier ani PDF v maile už povinnosť nesplnia
- Archivačná povinnosť 10 rokov zostáva na obci
- Poskytovateľ musí byť v zozname Finančnej správy
Ako to funguje u nás
Bez zásahu do účtovníctva
Prijaté faktúry odovzdáme v tvare, ktorý načíta váš program — Pohoda, Money S3, KROS, MRP a ďalšie.
Schvaľovanie pred zaúčtovaním
Faktúru vie prezrieť a schváliť starosta alebo poverený zamestnanec ešte pred tým, než ide do účtovníctva.
Prehľad o doručení
Pri každom doklade vidíte, kedy prišiel, od koho a či bolo odoslané potvrdenie o prijatí.
Prístup pre účtovníčku zdarma
Externá účtovníčka nezaberá používateľské miesto a vidí presne to, čo potrebuje.
Faktúra počká na schválenie
Doklad sa nedostane do účtovníctva skôr, než ho niekto odobrí.
Prijatá faktúra sa zobrazí so všetkými údajmi vrátane sumy a splatnosti. Starosta alebo poverený zamestnanec ju schváli alebo vráti dodávateľovi — a až schválený doklad ide na export do účtovníctva.
O každom doklade viete, kedy prišiel, od koho a či bolo odoslané potvrdenie o prijatí. Nič sa nestratí v mailovej schránke.
Koho z obecných organizácií sa to týka
Povinnosť nesleduje obec ako celok, ale každé IČO zvlášť.
Obecný úrad, základná škola s právnou subjektivitou, škôlka, technické služby, kultúrne stredisko či obecný podnik — každý subjekt s vlastným IČOM prijíma faktúry sám za seba, a teda potrebuje aj vlastnú schránku u certifikovaného poskytovateľa.
- Obec a mesto — prijímanie od 1. 1. 2027 bez výnimky
- Rozpočtové a príspevkové organizácie zriadené obcou — rovnako
- Školy a škôlky s právnou subjektivitou — vlastné IČO, vlastná schránka
- Obecné podniky a s. r. o. vo vlastníctve obce — ako bežná firma
- Odosielanie e-faktúr sa týka tých subjektov, ktoré sú platiteľmi DPH
V praxi to znamená, že obec so štyrmi zriadenými organizáciami rieši päť schránok. U nás ich viete mať pod jedným prístupom — účtovníčka nemusí prepínať medzi účtami a doklady všetkých subjektov vidí na jednom mieste.
Obeh účtovných dokladov zostáva
Elektronická faktúra nemení vaše vnútorné pravidlá, len papier.
- 1
Faktúra príde do schránky
Automaticky, cez sieť PEPPOL od dodávateľa. Nič sa nestratí v mailovej schránke ani na stole.
- 2
Overí sa vecná správnosť
Poverený zamestnanec skontroluje, či dodávka zodpovedá objednávke alebo zmluve.
- 3
Schváli sa
Starosta alebo osoba určená smernicou o obehu účtovných dokladov doklad schváli, prípadne vráti dodávateľovi.
- 4
Ide do účtovníctva
Až schválený doklad sa exportuje do účtovného programu — Pohoda, Money S3, KROS, MRP a ďalšie.
- 5
Uloží sa do archívu
S dokladom zostáva aj potvrdenie o doručení, čo je pri kontrole silnejší dôkaz než papierová pečiatka.
Cena, obstarávanie a rozpočet
Príjem faktúr je zadarmo vo všetkých plánoch — aj v bezplatnom.
Pri obci, ktorá faktúry hlavne prijíma, teda často vystačí bezplatný plán a náklad je nula. Ak obec fakturuje aj sama — nájmy, poplatky, služby — zvyčajne stačí najnižší platený plán za 4,99 € mesačne.
Pri objeme dokladov, aký má bežná obec, sa tak celková cena pohybuje v desiatkach eur ročne, teda hlboko pod limitom zákazky s nízkou hodnotou. Verejné obstarávanie preto spravidla nie je potrebné riešiť zložitejšou formou.
Radi pripravíme cenovú ponuku podľa skutočného počtu dokladov za rok aj s uvedením nášho identifikátora v zozname Finančnej správy, aby ste ju mohli priložiť k internej dokumentácii. Napíšte na info@fakturix.sk.
Časté otázky
Musí obec meniť účtovný program?
Nie. Fakturix funguje ako doručovacia vrstva pred vaším účtovníctvom — faktúru prijme, skontroluje a odovzdá ju v tvare, ktorý váš program prečíta.
Týka sa nás povinnosť odosielať?
Ak je obec platiteľom DPH, tak od 1. januára 2027 áno. Ak nie je, odosielanie ju čaká až od 1. júla 2030 — prijímať však musí od roku 2027 tak či tak.
Ako je to s verejným obstarávaním?
Pri objeme, ktorý u obcí býva, sa spravidla vojdete do zákazky s nízkou hodnotou. Radi pripravíme podklady s presnou cenou podľa počtu dokladov.
Kde budú uložené naše dáta?
V Európskej únii — prevádzka v Nemecku, záloha v Írsku. Zoznam krajín aj opatrenia proti prístupu orgánov mimo EÚ máme zverejnené podľa nariadenia o dátach.
Zvládne to jeden človek na úrade?
Áno. Bežná agenda je prijať faktúru, skontrolovať ju a poslať na schválenie. Zaškolenie trvá hodinu a účtovníčke vieme dať prístup zdarma.
Koľko to bude stáť?
Ak obec faktúry hlavne prijíma, často vystačí bezplatný plán — príjem je zadarmo. Ak fakturuje aj sama, zvyčajne stačí plán za 4,99 € mesačne.
Platí to aj pre rozpočtové a príspevkové organizácie?
Áno. Povinnosť prijímať e-faktúry od 1. januára 2027 sa vzťahuje na každý subjekt, ktorý prijíma faktúry od dodávateľov — teda aj na školy, škôlky, technické služby či kultúrne zariadenia zriadené obcou. Každá organizácia s vlastným IČOM potrebuje vlastnú schránku.
Môže mať obec aj svoje zriadené organizácie pod jedným účtom?
Áno. Jeden prístup zvládne viac subjektov, každý so svojím IČOM a číselným radom. Účtovníčka tak nemusí prepínať medzi účtami a vidí všetky doklady na jednom mieste.
Ako to zapadne do obehu účtovných dokladov?
Prijatá faktúra sa zobrazí so všetkými údajmi a čaká na schválenie. Až schválený doklad ide na export do účtovníctva, takže vnútorný obeh podľa smernice o obehu účtovných dokladov zostáva zachovaný — len sa deje elektronicky.
Kto zodpovedá za archiváciu?
Obec. Archivačná povinnosť viaže účtovnú jednotku, nie poskytovateľa doručovacej služby. My doklady uchovávame a vieme ich kedykoľvek exportovať, ale zákonná zodpovednosť zostáva na vás — rovnako ako pri papierových faktúrach.
Pripravte sa na rok 2027 už teraz
Príjem PEPPOL faktúr máte zadarmo v každom pláne. Účet si založíte na IČO za pár minút — bez karty a bez skúšobnej doby.